Problema Comunes en la Organización del Evento

A continuación un cuadro que contiene cinco problemas comunes junto a sus soluciones que pueden ocurrir antes, durante y después del evento dependiendo de categoría o calidad de la empresa.

Agencias de Viajes

A continuación se mostrara un organigrama de la clasificación de las agencias de viajes y sus funciones.

Principales Puesto de la Empresa de Alimentos

A continuación se mostrara un pequeño organigrama sobre los principales puestos de una empresa de alimentos, y seguido una breve descripción de las funciones encargadas en casa puesto laboral.

Descripción de los puestos: 

• Director General: su misión es definir las políticas y objetivos de la empresa. También suele encargarse de la gestión de recursos humanos, comercialización, control de sistemas de seguridad y calidad, ademas de organizar y coordinar las actividades de la banquetera.
• Gerente de Recursos Humanos: es el encargado de funciones esenciales como la de ayudar y prestar servicios a la organización. Describe las responsabilidades de cada uno de los puestos laboral y las cualidades que debe tener la persona que lo ocupe, y así reclutar al personal idóneo para cada puesto. Evaluar el desempeño del personal, promocionando el desarrollo del liderazgo.
• Asistente de capacitación: encargado de capacitar y desarrollar programas, cursos y actividades que ayude al mejoramiento de los conocimientos del personal. Brindar ayuda psicológica a sus empleados para mantener la armonía y buscar solución a los problemas que se originen.
• Gerente de Ventas: encargado de cerrar trato con los clientes, elaborar estrategias de publicidad y promoción, buscar clientes potenciales, informar sobre las ventas al departamento de contabilidad y finanzas.
• Relacionista público: es el responsable de los contratos con los patrocinadores, medios masivos de comunicación, redes sociales y representante de la marca del restaurante durante ferias y exhibiciones. Este puesto coloca a la empresa en la opinión de clientes y expertos, asegurándole contratos grandes de servicio de alimentos y bebidas.
• Contralor: se encarga de la elaboración y presentación de los estados financiero, presupuestos, comparación de presupuestos y gastos reales, preparar y autorizar las nóminas de los empleados. 
• Contador: elabora los estados de resultados, revisa toda la documentación financiera, hace los pagos correspondientes, integra los presupuestos, elabora las declaraciones de los impuestos mensuales y anuales.
• Cajero: es el responsable del cobro de las cuentas, el registro de las ventas diarias, el reporte de gratuidades o descuentos y la vigilancia y resguardo del efectivo en la caja chica. En algunos hoteles realiza las funciones de tomar órdenes de servicio al cuarto, por lo que se compromete a conocer el menú para sugerir y aclarar al huésped.
• Chef Ejecutivo: encargado del control de todo el departamento de cocina, planeación del menú y organización de las estaciones de preparación de alimentos, gestión del personal y control de calidad. 
• Cocinero A: supervisa la elaboración de los alimentos, ya sea por área fría o caliente, salsas, pescados, carnes, desayunos o comidas, así como el resto del personal subordinado, contando con posibilidades de ascenso a chef ejecutivo.
• Cocinero B: encargado de la preparación de los alimentos y de la supervisión de los otros empleados de cocina de inferior rango (reposteros, panaderos, stewards, etc.), se encuentra bajo la supervisión del primer cocinero.
• Cocinero C: es el responsable directo de la preparación de la comida bajo la supervisión y encargo de los anteriores puestos.   
• Stewards: encargados del mantenimiento y limpieza de los utensilios de cocina.
• Jefe superior de repostería: esta a cargo del departamento de repostería. Se encarga de dirigir la elaboración de bollos, pasteles y confituras, dirigiendo al personal subordinado y haciendo un seguimiento de las actividades administrativas de la sección encargada. 
• Repostero: realiza los productos de la repostería respondiendo directamente ante el supervisor del departamento o el chef ejecutivo. 
• Panadero: se dedica a las funciones de reparación de productos de panadería.
• Capitán: supervisor de los vendedores, el funcionamiento del equipo y utensilios del comedor del restaurante y vigilante de la calidad del producto terminado. Administra los recursos de la caja, la barra y las estaciones de trabajo, controla las requisiciones de equipo y material para brindar un servicio eficiente.
• Barman (Barlady): responsable del surtido de insumos y equipo en la barra de bebidas, la planeación del menú y los displays o mostradores de bebidas. Controla las requisiciones, los inventarios y el personal de su área. 
• Bartender: encargado de preparar y servir bebidas y crear una atmósfera de diversión en el área del bar. Vigila el funcionamiento del equipo y reporta daños a su jefe.
• Recepcionista: denominada (o) hostess o host, registra a los clientes en bitácora y asigna mesas para la venta. Conoce el menú y auxilia al Jefe de Piso en la administración de los materiales y lo suple en su ausencia. Supervisa la calidad en el trato al comensal. En algunos restaurantes es la encargada de las reservaciones.
• Vendedor: conocido también como meseros se encargan de ofrecer los productos con calidez, conociendo el menú y la carta de bebidas para sugerir maridajes. Supervisan y ejecutan la limpieza del salón, comedor y reportan anomalías y fallas del equipo a su jefe.
• Runner: responsable del servicio eficiente auxiliando al vendedor durante el servicio al comensal. Sirve y retira platillos, y ofrece complementos. Además conoce el menú al grado de poder sugerir. 
• Mozo de áreas públicas: encargado de la limpieza de las zonas a las que tiene acceso el cliente y los colaboradores. Semanalmente realiza desinfecciones y limpiezas profundas y solicita reparaciones a mantenimiento.
• Técnicos en mantenimiento: responsable del mantenimiento tanto de las reparaciones de las instalaciones como de las habitaciones por lo que en ocasiones requiere un servicio permanente. También suele incluir el mantenimiento de jardines, piscinas y otras instalaciones deportivas.  
• Gerente de Compras: se encarga de la selección de los proveedores de insumos y materiales, el contrato y la adquisición de los mismos en los períodos estipulados por el chef ejecutivo. Supervisa la higiene en el manejo del producto y su provisión a través de órdenes de compra.
• Encargado de almacén: administra los almacenes, frigoríficos y equipo del restaurante. Surte requisiciones y recibe solicitudes de producto que comunica al gerente de compras. En algunos casos se encarga de  inventariar los productos para aplicar el sistema de rotación de inventarios (PEPS, UEPS o STOCK).
• Planificador del evento: generalmente es el gerente del evento, se encarga de definir la logística de los eventos privados y de supervisar su operación en base a una orden de evento.
• Coordinador de Evento: contratado por una firma grande de organización de eventos, como un salón de convenciones o un estadio, se encarga solo de la ejecución del evento.
• Productor del evento: responsable de la coordinación y ejecución técnica del evento, encargado de diseñar el horario, la logística de sonido, luz, audio y video, entrenamiento, decoración, menú y la coordinación de los proveedores de cada elemento.
• Gerente del show: es responsable de la coordinación de los ensayos, pruebas de audio y sonido, los artistas, la seguridad y las verificaciones técnicas en base al orden del día.
• Gerente de Escena: coordinador del montaje y los cambios para cada artista, en comunicación con los coordinadores de evento.
• Gerente de construcción: es el responsable de la logística de eventos al aire libre, la construcción del escenario, los permisos con la alcaldía local y la logística de transportación.           

Organigrama de Planificación de Evento

En este organigrama se muestra como esta dividido y conformado el departamento de Planificación de Evento. 

Definición de Turismo

Ciclo Administrativo

En este mapa se resalta el pricinpal objetivo de la administración, junto con cada una de sus etapas y sus recursos.

Evento

A continuación se muestra un organigrama sobre la definición de evento y su clasificación según evento ya sea social o empresarial y una breve descripción sobre lo que se trata cada evento.

Descripción de los diferentes eventos:

Sociales:

• Cumpleaños: Festejo centrado en un onomástico, aniversario personal o fiesta de santo, con menú adaptado al gusto del festejado, opción de brindis de honor, entretenimiento y música.
• Recepción de Boda: ritual nupcial de característica adaptadas a la religión, a la tradición o el proceso legal de cada país. El menú se adapta a la familias de los interesados, incluye brindis, baile típico, fotografías y souvenirs. 
• Ceremonia de té: reunión japonesa formal y completa incluye una comida y dos clases de té, dura cuatro horas y el anfitrión se dedica a crear un ambiente en estético, intelectual y de una gran serenidad.
• Fiesta religiosa: Ejemplo clave: Bar Mitzvah, festejo que en Panamá congrega a la comunidad judía y en que acostumbre colaborarse con miles de dolares para la dote. 
• Buffet: puede ser de día o de noche, con menú estipulado, tipo autoservicio o combinado con ruso o americano, en el interior o estilo garden party útil para congregar grandes cantidades de personas entorno a un motivo familiar, oficial o de gala artística. 
• Coctel: es una reunión, formal o informal, en que los invitados permanecen de pie la mayor parte del tiempo. Por lo general se realiza más temprano que otras recepciones, antes de la hora de la cena y su duración es más corta que la del buffet o la cena.

Empresariales:

• Conferencia: es una disertación en público sobre algún tema concreto. Por ejemplo: "El escritor Mario Vargas Llosa ha dado una conferencia en Montevideo sobre la historia de la literatura latinoamericana".
• Foro: reunión de negocios en que se exponen los rendimientos de la economías y se cierran contratos en ambientes multimedia.
• Seminario: es una clase o encuentro didáctico donde un especialista interactúa con los asistentes en trabajos en común para difundir conocimiento o desarrollar investigaciones. Es una reunión especializada, de naturaleza técnica o académica, que intenta desarrollar un estudio profundo sobre una determinada materia.
• Desayuno de trabajo: de origen anglosajón, su objetivo es optimizar el aprovechamiento del tiempo al inicio de la jornada de trabajo. Este tipo de reunión es utilizado por ejecutivos, políticos y funcionarios de gobierno, como un medio confortable y rápido para hablar de temas importantes alrededor de una mesa.
• Congreso: reunión de expertos en una disciplina con duración prolongada (más de un día) cuya logística incluye itinerario de viaje, plan de alimentos y hospedaje, actividades académicas, de negocios, y entretenimiento.